Gerenciando seu dia-a-dia

George Reike em seu escritório.

A vida moderna nos legou uma realidade completamente pautada em uma série de informações, papéis, dados virtuais e físicos que temos que lidar no nosso dia-a-dia. São contas de luz, boletos de cartão, provas e documentos de faculdade, de trabalho, anotações de manutenção de carro, compras, bilhetes com telefones, etc.

Ao mesmo tempo vimos o desenvolvimento da tecnologia com computadores, celulares e, logicamente, softwares e gadgets (pequenos programas que geram soluções específicas para usuários), e uma infinidade de recursos tecnológicos, além disso, temos hoje à nossa disposição as famosas "lojas de 1,99" que nos oferecem produtos muito interessantes com preços extremamente acessíveis. Logo, percebendo esse problema, mas também a potencialidade que cera nosso dia-a-dia em Valença, resolvi escrever esse artigo para poder explicar ao leitor como funciona o sistema de organização pessoal e assim, ajuda-los a sair da confusão que o emaranhado de "coisas" nos colocou.

Primeiramente precisamos entender que a regra de ouro número 01 é: a confusão se desfaz com tempo e treinamento de hábito. Não adianta tentar resolver tudinho em 1 só dia.

Consultando a agência TriadPS descobri um exercício que ajuda muito a saber nosso grau de organização.Ter consciência de nossa desorganização é fundamental. Logo, adaptei ela à realidade de muitos dos leitores de Valença que trabalham em escritórios, ou tem pequenos HOME OFFICES em casa ou são, como eu, professores e vivem em meio a documentação.

PERGUNTA	NUNCA	ÀS VEZES	SEMPRE
Minha mesa está limpa e organizada, sem pilhas de papéis ou revistas?
Levo menos de 5 minutos para localizar o que preciso, entre eles, endereços, papeis, contas, etc.?
Consigo ler revistas, e-mails e jornais que recebo com tempo para assimilar o conteúdo?
Consigo manter um arquivo de documentos físicos e virtuais em ordem?
Raramento perco minhas coisas?
Consigo trabalhar em uma mesa limpa e organizada?
Organizo constantemente minhas gavetas, guarda-roupas, arquivos, bolsas e deixo sempre em ordem?

 Some os valores:

NUNCA = 01
ÀS VEZES = 02
SEMPRE = 03

Agora veja seu resultado!

ATÉ 10 PONTOS	x	ATÉ 18 PONTOS	x	ACIMA DE 19 PONTOS
Você está muito desleixado com sua organização! Talvez esteja perdendo tempo precioso do seu dia e nem perceba isso. Comece a adotar pequenos hábitos de organização para ser mais produtivos, antes que a bagunça tome conta da sua vida		Você tem o perfil médio de uma pessoa com um nível básico de organização. Com algumas dicas você pode se organizar mais e ganhar mais tempo!		Você é tipicamente organizado! Continue assim e veja como o gerenciamento de informações pode lhe trazer mais dicas.

(adaptado da agência TRIADPS)

Do momento em que você se reconhece como um desorganizado, é hora de começar a usar alguns truques.

1. Nunca coloque papeis (contas para pagar, papeis para enviar, documentos para despachar) dentro de agente, primeiro por risco de perder o papel, pois pode cair, já que agendas andam com a gente o tempo todo (menos comigo porque eu nunca consegui usar agenda), segundo porque fica horrível e compromete sua imagem profissional . Agenda serve para anotações e não como arquivo (mais tarde falaremos sobre AGENDAS e um artigo específico).

A melhor forma de organizar os documentos é atraves da combinação da agenda com a pasta TICKLER. Dependendo do caso a TICKLER pode ser usada sozinha.

O conceito do arquivo Tickler é organizar um conjunto de pastas suspensas onde cada pasta representa um mês e um conjunto de dias do mes (31 pastas) que funcionam nos intervalos dos meses. Colocamos todas as pendências nas pastas dos meses e quando o mês chega reorganizamos por dia.

Para entender como o ARQUIVO TICKLER funciona, visite o site:
http://vidaorganizada.com/produtividade/o-que-e-o-tickler-e-como-funciona/

Boa semana para todos!